寫(xiě)好會(huì)議通知的“加減乘除法”
發(fā)布日期:2019/10/10 10:53:00 | 瀏覽次數(shù):12202 來(lái)源:黃亮/集團(tuán)辦公室
寫(xiě)好會(huì)議通知，要用好“全”的加法，做到要素齊全；用好“精”的減法，做到簡(jiǎn)潔明了；用好“快”的乘法，做到高質(zhì)高效；用好“粗”的除法，做到杜絕差錯(cuò)。
在企業(yè)特別是國(guó)有企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中，通知的使用頻率很高，其中會(huì)議通知是最常見(jiàn)的。因此，起草好會(huì)議通知是基層職場(chǎng)人員，特別是文字工作人員的必備技能。這里結(jié)合工作實(shí)踐，談?wù)勅绾芜\(yùn)用“加減乘除”起草好會(huì)議通知。
做好“全”的加法
會(huì)議通知的要素必須齊全，否則就會(huì)影響通知內(nèi)容的傳達(dá)和執(zhí)行。應(yīng)特別注意以下幾個(gè)方面：一是標(biāo)題由發(fā)文單位名稱(chēng)、會(huì)議名稱(chēng)與“通知”組成，會(huì)議名稱(chēng)可以根據(jù)會(huì)議主題和參會(huì)人員確定。例如，《公司關(guān)于召開(kāi)上半年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析會(huì)的通知》《公司黨委關(guān)于召開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會(huì)的通知》等。二是會(huì)議通知正文的要素須齊全，一般應(yīng)具備決定召開(kāi)會(huì)議的單位、會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、與會(huì)人員、參加人數(shù)、會(huì)議著裝、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)、所需材料、會(huì)議報(bào)名回執(zhí)以及其他要求等；組織視頻、電話(huà)類(lèi)的會(huì)議通知還要寫(xiě)明云會(huì)議室號(hào)、連接調(diào)試時(shí)間等內(nèi)容。
做好“精”的減法
會(huì)議通知要求表達(dá)清晰簡(jiǎn)潔、篇幅短小精悍。如，會(huì)議通知正文的開(kāi)頭可以是“公司定于2019年×月×日上午召開(kāi)××工作會(huì)議，會(huì)期半天，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”，沒(méi)有多余煩冗的陳述，言簡(jiǎn)意賅。通知內(nèi)容不引申、不議論、不展開(kāi)，一般不分層次表述，切忌長(zhǎng)篇大論。在起草時(shí)要有“精”的意識(shí)，去掉不必要的表述，只須用最簡(jiǎn)練的語(yǔ)言寫(xiě)清楚會(huì)議要素即可。
做好“快”的乘法
會(huì)議通知時(shí)效性要求高，起草者要本著高質(zhì)高效的原則，出手“又快又好”。如果是針對(duì)突發(fā)事件事故、重要工作事項(xiàng)召開(kāi)的會(huì)議，更是對(duì)“快”提出了很高的要求。一般這樣的會(huì)議通知標(biāo)題可寫(xiě)為：《公司關(guān)于召開(kāi)××?xí)h的緊急通知》，緊急程度可根據(jù)實(shí)際情況標(biāo)明“特急”或“加急”。除了標(biāo)題“快”，內(nèi)容也要“快”，這就要求起草者業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬，接到起草任務(wù)能夠快速理清思路，要素不清晰不齊全的及時(shí)溝通，落筆時(shí)就已心中有數(shù)、胸有成竹。另外，“快”也要求起草者有較強(qiáng)的文字功底，平日多起草各種文書(shū)，多寫(xiě)多練，熟能生巧，信手拈來(lái)。
做好“粗”的除法
“一字入公文，九牛拔不出。”起草會(huì)議通知必須有如履薄冰、慎之又慎的態(tài)度，最忌粗枝大葉、馬馬虎虎。特別是會(huì)議時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容這兩個(gè)最核心的要素，起草前要反復(fù)確認(rèn)。必須注重細(xì)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都要考慮清楚，有無(wú)發(fā)言PPT、是否有發(fā)言時(shí)限要求、是否需要統(tǒng)一著裝等，都要言簡(jiǎn)意賅地表述清楚。起草完畢后，要反復(fù)校對(duì)，確保無(wú)一處差錯(cuò)、無(wú)一處含糊。值得一提的是，衡量一個(gè)會(huì)議通知草擬水平如何，關(guān)鍵看通知發(fā)出后，有無(wú)人員來(lái)詢(xún)問(wèn)會(huì)議情況，如有，則可能是會(huì)議通知有事項(xiàng)遺漏未寫(xiě)全或通知表達(dá)不清楚、有歧義，存在疑問(wèn)的地方，這是我們需要防范杜絕的情況。